Nos últimos meses, desde o começo da pandemia do Covid-19, vimos um crescimento exponencial do número de videochamadas, bem como criar um webinar, uma vez que essa foi uma ótima solução para reuniões e treinamentos, mantendo o distanciamento social. Além disso, feito da maneira certa, eles são uma forma incrível de gerar leads e se conectar com seu público.
Na verdade, um estudo sobre as Perspectivas para o Mercado Digital em 2021, descobriu que 91% das empresas pretendem manter ou aumentar os investimentos em webinars em sua estratégia de marketing de conteúdo. Isso não é surpresa, uma vez que os webinars podem ser muito envolventes e não são caros para criar ou distribuir.
Como os webinars são tão importantes para os profissionais B2B (e até mesmo para alguns profissionais que trabalham B2C), reunimos aqui algumas super dicas de como criar um webinar do zero. Acompanhe!
1. Escolha sua equipe
Um webinar geralmente tem três “personagens” principais. O sucesso de sua sessão depende deles, e recomendamos que você considere cuidadosamente suas opções ao selecionar o seguinte:
- O Organizador: O organizador ou facilitador é o indivíduo-chave responsável pelo desenvolvimento do conteúdo do webinar. Eles também são responsáveis por encontrar um palestrante adequado e promover o evento. Eles são responsáveis pelas inscrições e pela comunicação com os participantes no início ao fim do webinar.
- O(s) apresentador(es): Os apresentadores ou os especialistas no assunto devem se concentrar no desenvolvimento e na entrega da apresentação do webinar. Eles cuidam da programação e solução de problemas do webinar, registro de eventos e outros detalhes para ajudá-los a como criar um webinar envolvente.
- Assistente(s): Os assistentes ajudam a responder as dúvidas para as quais o Apresentador e o Facilitador não têm muito tempo. Eles ajudam respondendo a dúvidas técnicas. (Por exemplo, “O áudio e o vídeo não estão sincronizados!” ou “Não há som!”). Frequentemente, são necessários assistentes para webinars com um grande público.
2. Escolha o formato do webinar
A próxima etapa a saber de como criar um webinar é decidir sobre o formato da sua apresentação. Sugerimos que você escolha um formato que melhor retransmitirá sua mensagem enquanto envolve seu público. Você pode considerar os quatro formatos de webinar a seguir:
- Um único orador: como o nome sugere, isso envolve uma única pessoa se comunicando com os participantes. Aqui o palestrante transmitirá o conteúdo do webinar e responderá a todas as dúvidas levantadas pelos participantes. Recomendamos este tipo de webinar se você tiver um público pequeno.
- Formato da entrevista: envolve um palestrante atuando como entrevistador, fazendo uma série de perguntas predeterminadas ao(s) especialista(s) no assunto. Este tipo de webinar pode ser muito envolvente, com os participantes assistindo às perguntas e também os incentiva a fazer novas perguntas, tornando a transmissão ainda mais atrativa.
- Painel de discussão moderada: Como uma mesa redonda, um webinar em formato de painel de discussão tem vários palestrantes que falam sobre um tópico predeterminado. Um moderador precisará facilitar esse tipo de webinar.
- Perguntas e Respostas: Semelhante ao formato de entrevista, esse tipo de webinar também permite que o palestrante responda a perguntas, mas, desta vez, as perguntas vêm diretamente do público. Recomendamos que você reúna as perguntas com antecedência. Isso garantirá que você cumpra o cronograma e analise as questões mais relevantes com antecedência.
3. Planeje recursos visuais para seu webinar e deixe seus apresentadores prontos para a câmera
Por se tratar de um seminário baseado na web, o sucesso de como criar um webinar depende amplamente de materiais audiovisuais para demonstrar seu conteúdo. Slides cheios de texto não resolverão o problema.
Na verdade, os melhores webinars devem ser o mais semelhante possível à experiência face a face, por isso, você deve exigir que os apresentadores usem suas webcams durante a apresentação.
Isso permite que o público veja o palestrante durante a apresentação, o que adiciona outra camada de informações, como dicas não-verbais etc.
No entanto, isso exige que cada apresentador não apenas tenha uma câmera decente (de preferência, melhor do que sua câmera on-board de seu notebook), mas também uma iluminação adequada.
Isso não é necessariamente um grande desafio, mas é outra dificuldade que os apresentadores não precisam enfrentar em um evento presencial (e é outra razão pela qual você precisa de ensaios).
Em termos de slides, sugerimos que você considere os seguintes pontos ao preparar os recursos visuais para seu próximo webinar:
- Trabalhe um layout “menos é mais”, sem exagerar nas informações, apenas direcionando os temas que você irá destrinchar.
- Tenha um slide introdutório com informações e os pontos a serem discutidos no webinar. Mas torne isso divertido!
- Em seguida, tenha um slide apresentando uma sinopse dos tópicos que serão abordados no webinar.
- Trabalhe bastante elementos visuais em cada página a fim de não deixar a apresentação maçante.
4. Selecione uma solução de webinar
Aqui na Comcriativa, somos grandes fãs do Zoom e do próprio YouTube. Mas já nos deparamos com muitas soluções no passado, incluindo GoToWebinar, BigMarker, ClickMeeting, entre outras. Todos têm seus prós e contras. Não existe uma solução perfeita.
Você também pode usar sua ferramenta de webinar para conduzir enquetes e pesquisas após a sessão. Isso o ajudará a obter informações valiosas para melhorar ainda mais suas próximas transmissões.
Aqui estão algumas perguntas que você deve se fazer para saber como criar um webinar com a melhor ferramenta possível para investir:
Quais são os objetivos do seu webinar?
Antes de selecionar um serviço de webinar, você deve pensar sobre os objetivos do webinar. Se for o lançamento de um produto ou promoção do seu negócio, é provável que você esteja almejando um público maior. Nesse caso, você precisa de um serviço de webinar que o ajudará a interagir com um grande número de participantes.
Quão amigável é a ferramenta?
Como os webinars têm um limite de tempo, é essencial que você escolha a ferramenta de serviço certa para que possa aproveitá-la ao máximo dentro do prazo alocado para o webinar. Se você está planejando um webinar no formato de um único palestrante, você precisará de um software mais simples possível para que possa demonstrar com sucesso seu conteúdo de negócios para os participantes.
Quanto custa isso?
Com tantas ferramentas de serviço de webinar disponíveis no mercado, é fácil ficar confuso ao escolher a opção correta para a sua transmissão. O melhor é analisar o público-alvo ao considerar o custo. Por exemplo, se o seu público-alvo for grande, você precisará de um pacote corporativo. Com um público de média ou pequena escala, no entanto, você pode facilmente avançar com uma edição simplificada.
As respostas a essas três perguntas determinarão como criar um webinar com a melhor ferramenta para suas necessidades atuais de transmissão.
5. Configure o equipamento e encontre o espaço adequado
Você precisará de um lugar silencioso para conduzir seu webinar. Considere uma sala de reunião ou qualquer outro lugar que esteja livre de ruídos de fundo ou interrupções.
Selecionar o equipamento certo também é crucial para seu webinar. Considere suportes adequados e tripés para a câmera ou telefone que você for usar, além do uso de fone de ouvido com microfone, ajudando a ter uma imagem e som mais estável enquanto você interage com o público.
Se possível, tenha um computador de backup, que esteja com a bateria totalmente carregada e com todos os dados copiados e armazenados nele. Isso garantirá que tudo corra bem, mesmo que você tenha dificuldades técnicas com o sistema do computador principal.
A escolha do equipamento e do espaço certos não só melhora a qualidade do webinar, mas também garantirá uma ótima experiência para o seu público.
6. Divulgue e promova seu webinar
Para garantir que seu webinar obtenha o máximo de participação, é crucial que você o promova o máximo possível com antecedência. Sugerimos que você faça assim:
- Comece criando uma Landing Page que apresente o tópico do webinar, o(s) palestrante(s), a data e a hora e uma frase que seja atrativa para as pessoas se inscreverem para participar do evento.
- Crie um banner ou exiba um anúncio na página inicial do seu site para alertar os visitantes sobre o próximo evento.
- Use as mídias sociais para espalhar bastante a notícia. Também é legal criar uma hashtag dedicada e original para divulgar o evento. Esta hashtag irá te ajudar na hora do evento, pois você a utilizará para interagir com os participantes.
- Envie vários e-mails de lembrete mostrando a contagem regressiva para seu evento. Um estudo mostrou que 45% dos profissionais de marketing afirmam que os e-mails são os mais eficazes para gerar registros (em nossa experiência, isso é verdade).
- No dia do evento, certifique-se de enviar um e-mail com o link direto para seu webinar.
- Conforme revelado em um relatório do GoToWebinar, terças-feiras geralmente são os melhores dias para promover o seu webinar, e às quintas-feiras o melhor dia para ele acontecer.
7. Escolha a data e hora ideal
Você deve ter em mente no momento de criar um webinar que nem todos estarão no mesmo ritmo ou manterão a mesma rotina. Por esse motivo, o webinar deve ser hospedado em uma data e hora específica que permita a presença do número máximo de participantes.
O dia e horário também tem relação direta com o mercado a ser atendido e o tema a ser tratado. Uma pesquisa conduzida pelo RD Station, entretanto, sugere que os melhores dias para realizar seus webinars são terça, quarta e quinta.
A relação com o horário segue a mesma lógica, por exemplo, temas relacionados com o trabalho costumam ser bem aceitos durante o horário de serviço, servindo como aperfeiçoamento. Já os webinars que não têm relação com a empresa devem buscar horários alternativos. O ideal é testar, pois cada mercado tem suas peculiaridades.
8. Escolha um tópico de interesse
Se o seu tópico não interessar ao seu público potencial, será muito difícil convencê-lo a participar do seu webinar. Como os webinars costumam durar cerca de uma hora, você pode optar por falar vagamente sobre vários tópicos ou falar sobre um único tópico e mergulhar nele mais profundamente.
É por isso que sempre recomendamos que você seja específico ao selecionar um tópico para o seu webinar. Por exemplo, em vez de simplesmente falar sobre marketing digital em geral, você poderia falar sobre tendências de marketing digital, orçamento para marketing digital etc.
Ao pesquisar um tópico interessante, você deve considerar:
- Conteúdo produzido anteriormente: ao pesquisar um tópico interessante, considere examinar o conteúdo que você já produziu. Pode ser um artigo do blog, uma postagem nas redes sociais ou um material rico produzido. Pesquise esses conteúdos para encontrar aquele que recebeu mais atenção. Isso ajudará você a entender em quais tópicos seu público está interessado. Agora você pode mergulhar fundo no tópico específico que selecionou para que possa fornecer um entendimento profundo ao público e, no processo, mantê-lo engajado.
- Participar de outros webinars: comece a participar de vários outros webinars que ocorrem em sua área. Isso não só o ajudará a obter novas ideias a partir do tópico de seu concorrente, mas também a compreender as tendências nos tipos de tópicos que estão sendo discutidos. Por meio desses insights, você pode decidir sobre um tópico viável e aperfeiçoá-lo por meio de pesquisas.
Depois de selecionar seu tópico, você precisa se perguntar o seguinte:
- Há alguma pergunta específica que seus clientes e público em potencial fazem com frequência e que você poderia responder em um webinar?
- Quais são os seus pontos fortes e o que seria realmente interessante para você ensinar?
- Qual seria a coisa mais valiosa que você pode oferecer em 40 a 60 minutos?
Se você encontrar as respostas mais adequadas para essas perguntas, parabéns! Você acabou de encontrar o seu tópico para o seu próximo webinar. Se for o contrário, continue procurando até encontrar algo melhor.
9. Continue praticando sempre
Uma das regras de ouro em como criar um webinar é certificar-se de praticar alguns dias antes de ir ao ar para garantir que tudo corra bem.
Faça ensaios que ajudem a todos os envolvidos no webinar a ter uma ideia de sua totalidade. Verifique todos os equipamentos para garantir que estão funcionando corretamente. Uma simulação final de dois a três dias antes do webinar ao vivo garantirá o seguinte:
- Confirmar se todos estão familiarizados com a tecnologia do software do webinar e o conteúdo do mesmo.
- Finalizar os slides da apresentação para evitar alterações de última hora.
- Escolher os métodos de comunicação que melhor se adaptem à equipe.
- Atribuir atividades individuais que precisam ser monitoradas durante o webinar, como enquetes, perguntas e respostas, bate-papos em grupo etc.
- Revisão do registro final com base em detalhes como nomes dos participantes, seus respectivos setores etc. O anfitrião deve estar totalmente ciente de tais informações.
10. Acompanhamento com os participantes
Percebemos que alguns profissionais não fazem um acompanhamento adequado dos participantes de seu webinar. Isso pode ser um erro grave, pois você está perdendo a oportunidade de continuar a engajar seu público.
Após a transmissão, envie um e-mail agradecendo junto com uma pesquisa pedindo que compartilhem seus comentários e avaliem sua experiência, além de uma frase que já atraia para futuros webinars.
Certifique-se de enviar um e-mail de acompanhamento junto com uma gravação do webinar para as pessoas que se inscreveram no webinar, mas não puderam comparecer. Esse acompanhamento irá percorrer um longo caminho para encorajar o público a participar de futuros eventos e até mesmo se envolver mais com sua empresa.
Depois de hospedar seu webinar com sucesso, comece a avaliar seus esforços. Use o feedback fornecido por seus participantes nos e-mails de acompanhamento. Considere isso e faça ajustes para garantir que seus futuros webinars sejam ainda mais bem-sucedidos.
A pergunta: “como criar um webinar do zero?” resume-se no fato de que grandes webinars são bem planejados, organizados e executados por uma equipe muito unida. Você deve gastar tempo suficiente para desenhar e testar tudo, a fim de eliminar todas as falhas possíveis.